Google Drive Pros y Contras
Google Drive es más que una unidad de almacenamiento en la nube, es un lugar donde puedes almacenar, organizar y compartir todos tus archivos y datos de forma segura. Además te da acceso al grupo de aplicaciones ofimáticas de Google (Google Docs) que te permite crear nuevos documentos como hojas de cálculo, presentaciones, formularios y mucho más.
A continuación verás todos los beneficios que he visto al usar esta herramienta, como también algunos de los inconvenientes a tener en cuenta. De esta forma llegarás a la conclusión sobre si Google drive es adecuado para ti y descubrirás como sacar el máximo provecho.
14 Ventajas de Google Drive
1. Almacenamiento Gratuito
Google drive es gratis hasta 15 GB de almacenamiento en la nube donde puedes guardar todo lo que desees. Además incluye acceso a otras herramientas como Google Docs (el equivalente a Microsoft Office) y muchas otras aplicaciones sin pagar dinero.
La capacidad de 15 GB suele ser suficiente para la mayoría de las personas que hacen uso de esta herramienta de forma eventual, sin embargo puedes quedarte corto si haces un uso más recurrente o lo utilizas para tu negocio y actividades diarias, cuando llegues al límite, es posible ampliar la cantidad de almacenamiento por pago reducido anual del que hablaremos más adelante.
2. Acceso a tus archivos desde cualquier lugar
Google se encarga de guardar tus archivos y documentos en sus servidores y podrás acceder a ellos desde cualquier parte del mundo siempre y cuando cuentes con conexión a internet.
Esta es una de las grandes ventajas de utilizar Google Drive, más de una vez he visto personas perder su información por tenerla almacenada en su ordenador personal o en una unidad de almacenamiento física como un pendrive o disco duro portátil.
Cuando pasas toda tu información a la nube, no tendrás que preocuparte por que se te dañe el disco duro y tampoco tendrás que recordar llevarlo contigo. Podrás acceder a toda tu información sin importar donde te encuentres y en cualquier momento.
3. Permite editar tus documentos
Google Drive te da acceso instantáneo a Google Docs, un conjunto de herramientas de edición que le permite editar y realizar cambios a tus archivos y es 100% compatible con Microsoft Office y todos sus programas como Word (procesador de textos), Excel (hojas de cálculo), Power Point (para realizar presentaciones).
Te permite cargar tus archivos a Google Drive, editarlos y luego si lo deseas volverlos a descargar en cualquier de los formatos que desees, como por ejemplo .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .html o .epub.
Esto te permite fácilmente subir un documento de Word y luego convertirlo en un documento PDF usando Google Drive o cualquier otro formato.
4. No es necesario instalar aplicaciones
Para acceder a Google Drive lo único que necesitas es conexión a Internet y una cuenta en Gmail con esto podrás acceder a la plataforma de Google la cual está conectada a tu cuenta de correo electrónico. Sin necesidad de descargar aplicaciones o hacer instalaciones innecesarias de un software.
5. Puedes acceder desde varios dispositivos
Adicional a la conexión a internet y una cuenta en Gmail, vas a necesitar un dispositivo con la ventaja de que Google Drive es compatible con múltiples dispositivos, la mayoría, como una PC, Mac, dispositivos Android (teléfonos móviles y tablets), iPhone y iPad
6. Permite la colaboración en archivos y compartirlos
Otra gran ventaja es la posibilidad de compartir tus archivos con otras personas a los cuales les puede otorgar permiso como lector, comentador o editor, cada uno de los roles le da mayor o menor poder de editar tus archivos. También puedes impedir que las personas a las que le das acceso descarguen, impriman o hagan copia de los archivos compartidos.
Esto permite hacer que los archivos sean más colaborativos.
Esta opción abre un mundo de posibilidades. La primera vez que descubrí Google Drive fue en la universidad y fue la herramienta ideal para compartir la tesis de grado entre todos los compañeros del grupo y poder acceder y trabajar en el mismo documento y ver los cambios de cada uno en tiempo real.
También lo puedes usar en el trabajo para compartir archivos en común para que las personas puedan leerlo, comentar o editar sobre él. Otras personas lo utilizan para compartir archivos de lectura con cientos o miles de personas que acceden a leer la información compartida.
Cuando compartes un archivo con otra persona, no tienes que darle acceso a tu cuenta o al resto de tus archivos. La persona con la que compartes la información podrá verlo desde su Google drive con su correo personal.
7. Fácil de buscar y organizar tus archivos
Google Drive tiene la función de buscar por palabra clave y filtrar por tipo de archivo, también puedes filtrar por los archivos abiertos recientemente o archivos compartidos. Estas funciones te permiten buscar y encontrar tus documentos muy rápidamente.
Por otro lado, tienes la posibilidad de crear carpetas, cambiar los nombres e identificar tus archivos, de esta manera podrás organizar tus documentos como quieras con total flexibilidad como si fuera tu escritorio personal.
8. Permite ver cualquier tipo de archivo
Desde Google Drive puedes subir y abrir cualquier tipo de archivo, como video HD, Adobe Illustrator y Photoshop, hay múltiples tipos de archivos que se pueden cargar y ver sin importar su formato. La mejor parte es que no tienes que instalar ni poseer ese tipo de archivo en tu PC personal.
Te doy un ejemplo desde que descubrí Google drive deje de pagar por el paquete de Microsoft Office por lo tanto no puedo abrir ningún documento que me envíen o tenga en mi ordenador que sea de Microsoft Offiec como un archivo excel, word o power point.
Lo interesante es que no necesito ni instalar ni poseer Microsoft Office en mi ordenador, todo lo que tengo que hacer es cargar los archivos en mi unidad de Google drive y ya puedo leerlos, editarlos y usarlos. Luego si deseo lo puede descargar a mi PC personal y guardarlo en un pendrive o enviarlo por correo.
9. Permite crear documentos nuevos
Esto lo hemos hablado anteriormente, Google drive no solo te permite almacenar documentos también te permite crear documentos nuevos gracias Google Docs y otras aplicaciones, algunos de los documentos que puedes crear en Google Drive son:
- Documentos de google (el equivalente a Word)
- Hojas de cálculo. (equivalente a excel)
- Presentaciones de Google. (Equivalente a Powerpoint).
- Formularios de Google.
- Dibujos de Google
- Google My Maps.
- Google Site.
- Google Data Studio.
- Google Jamboard.
- Zip Extractor.
10. Guardado automático constantemente
Con Google Drive te olvidas de estar guardando constantemente esto se hace de forma automática y constante, desde que uso Google Drive me he olvidado de lo que significa darle al botón de guardar y no solo esto, además elimina la preocupación de modificar un archivo de forma irrevocable, dado que almacena también antiguas versiones de los documentos.
11. Posibilidad de comprar más espacio
Existe la posibilidad de comprar más espacio a un precio accesible cuando hayas usado el espacio gratuito de 15 GB. Y existen planes de suscripción desde 1,99 euros por mes que te permite aumentar tu almacenamiento a 100 GB y luego si deseas puedes aumentar el espacio aún más, por lo tanto es una plataforma que es escalable y se ajusta a tus necesidades. Además es posible compartir tu plan con hasta 5 personas.
12. Traductor incluido con más de 50 idioma
El traductor de Google es realmente genial, lo uso desde siempre y ahora con Google drive puedes traducir todo un documento con solo un clic y escoger entre más de 50 idiomas disponibles. Personalmente he realizado la prueba de español a inglés y las traducciones son buenas, aunque siempre hay que darle una revisión final y ajustar algunas cosas.
Cuando haces una traducción Google drive mantendrá el documento original y creará una copia con la traducción del mismo.
13. No requiere mantenimiento
El mantenimiento de la plataforma y todas las actualizaciones son realizadas por Google, no tendrás que hacer nada extra, simplemente sacarle todo el provecho a la plataforma. Los problemas serán atendidos y solucionados por Google.
14. Permite conectar numerosas aplicaciones
Además de todo lo mencionado anteriormente, podrás conectar numerosas aplicaciones a tu cuenta Google Drive a través del Google Workspace Marketplace al que puedes acceder a través de tu cuenta.
Son aplicaciones que se pueden usar directamente en Google drive para crear o editar archivos y con esta función puedes ponerte realmente creativo, por ejemplo instalar aplicaciones para crear presentaciones interactivas, otras que sirven para crear diagramas, crear animaciones, entre otras.
4 Desventajas de Google Drive
1. Susceptible a hackers
Una de las desventajas que puede ocurrir es que tu cuenta se vea comprometida por algún hacker que intente entrar, sobre todo si no creas una buena contraseña para proteger tu cuenta. Esto es preocupante cuando tienes información sensibles y confidencial, como un estado financiero u otros datos personales como contraseñas.
Esto no quiere decir que sea algo frecuente o que el sistema sea vulnerable. Todo lo contrario, Google cuenta con múltiples sistemas de seguridad y un potente sistema antivirus para proteger tus archivos, pero a veces puede suceder, sobre todo si te descuidas o dejas tu ordenador encendido con tus cuentas abiertas y alguien más accede a él sin darte cuenta.
Personalmente confío en Google y en su sistema de seguridad, y me siento seguro con mis archivos en la nube. Pero cualquier producto online es susceptible a esto por muy robusto que sea, por lo tanto es bueno tenerlo en cuenta y de ser necesario añadir medidas de seguridad extras, como una autenticación en dos pasos.
Por ejemplo, si vas a tener documentos importantes cargados en tu unidad de Google Drive una solución es añadir múltiples sistema de autenticación comprando una llave FIDO U2F.
Una llave FIDO U2F significa que para acceder a tu información se necesita una llave física, este método de seguridad evita que una persona pueda hackear tus cuentas online, ya que también necesita tener la llave en su poder para poder acceder.
Para saber más visita el artículo de «llaves de seguridad U2F ¿Qué son? y ¿Cuál elegir?»
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2. Tener cuenta en Gmail
Podemos considerar esto una desventaja o quizás no, el hecho es que tendrás que tener una cuenta en Gmail si o si para poder utilizar Google drive.
3. Requiere de conexión a internet
A diferencia de un disco duro físico para acceder a tu información en Google Drive necesitas internet. Sin embargo, Google provee una solución para estos casos ya que añadieron una función que permite activar el acceso a Google drive sin conexión a internet, pero esta función solo debe ser activada en tu ordenador personal y no en ordenadores públicos o compartidos.
4. Cambios en los archivos colaborativos
Esto no es una desventaja de Google Drive como tal, más bien es una desventaja de los archivos colaborativos.
Una de las desventajas de los archivos colaborativos es que una persona puede descargar, copiar, compartir o imprimir tu información, editar de más o eliminar el archivo, todo depende de cuanto acceso y permisos le des, pero es algo que puede pasar.
Por lo tanto cuando des acceso a otras personas asegúrate de mirar bien que le permites hacer y si le das total control asegúrate que sea una persona de confianza, ya que los editores si le das control total, pueden llegar a cambiar permisos y compartir tu información con otras personas que tu no autorices.
Pensamientos finales sobre Google Drive
Cómo puedes ver las ventajas de Google drive son muchas más que las desventajas y la mayoría de las desventajas se pueden minimizar o eliminar tomando precauciones necesarias, por lo tanto quizás ni siquiera podríamos llamarlas desventajas, son pequeños inconvenientes que pueden ser solucionados.
Uso Google drive diariamente y desde mi punto de vista es una herramienta de la cual puedes sacar un gran provecho, existen muchas funciones de las cual no se han hablado en este artículo, que irás descubriendo a medida que lo utilices.
La ventaja más grande es que no tienes que gastar dinero para probarlo, puedes utilizarlo y decidir si te gusta, sin gastarte un céntimo, esta herramienta te dará mucha flexibilidad en tu vida de trabajo y estudio.
